Trong một buổi học về quản lý chi phí dự án, sinh viên thường được giới thiệu cách lập dự toán, xây dựng ngân sách rồi mới thực hành tính các chỉ số kiểm soát. Với lớp sinh viên năm ba ngành Marketing, Khoa Quản trị kinh doanh 2, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông Cơ sở TP.HCM, ThS. Bùi Đình Quế đã thử đảo trình tự ấy: đặt sinh viên vào một tình huống phải ra quyết định, sau đó để nhu cầu giải thích các quyết định dẫn các em trở lại với kiến thức của chương học.
Ảnh: Một phiếu trả lời khảo sát sau buổi giảng thí điểm
Tình huống “Market Pulse có đang vượt ngân sách?” được xây dựng từ bối cảnh một dự án phát triển năng lực đọc hiểu thị trường cho sinh viên Marketing. Dữ liệu tài chính và diễn biến trong case là giả định phục vụ giảng dạy. Trước buổi học, sinh viên nhận tài liệu học phần và slide để tự chuẩn bị. Trên lớp, các nhóm lần lượt nhận bốn phong bì thông tin trong 180 phút, thay vì có toàn bộ dữ liệu và lời giải ngay từ đầu.
Phong bì đầu tiên đặt ra mục tiêu, phạm vi và giới hạn chi tiêu. Sinh viên xác định các gói công việc, đầu ra có thể nghiệm thu và thông tin còn thiếu trước khi định giá. Ở phong bì tiếp theo, nhóm cân nhắc các phương án chi phí, mức dịch vụ và rủi ro để lập dự toán. Khi ngân sách được phê duyệt xuất hiện, dự toán của nhóm trở thành phương án cần đối chiếu và bảo vệ.
Đến báo cáo giữa dự án, thử thách chuyển từ “dự kiến chi bao nhiêu” sang “tiền đã chi tạo ra bao nhiêu công việc”. Sinh viên phải phân biệt giá trị công việc theo kế hoạch (PV), giá trị công việc đã hoàn thành (EV) và chi phí thực tế (AC), rồi dùng các chỉ số quản lý giá trị đạt được (EVM) để nhận diện vấn đề. Một khoản đặt cọc không tự động có nghĩa công việc tương ứng đã hoàn thành.
Phong bì cuối đưa đến yêu cầu mở rộng phạm vi: thêm khu trải nghiệm với chi phí dự kiến 12 triệu đồng và cần thêm thời gian chuẩn bị. Đề nghị hấp dẫn về Marketing nhưng chưa có nguồn tài trợ xác nhận. Một cấu hình kỹ thuật rẻ hơn cũng chưa đạt yêu cầu an toàn. Nhóm phải lựa chọn, lượng hóa tác động, nêu điều kiện và chỉ ra người có thẩm quyền phê duyệt. Trọng tâm tranh biện là chất lượng căn cứ cho quyết định.
Trong 7 phiếu phản hồi đã xem xét, cả 7 sinh viên chọn mức đồng ý hoặc hoàn toàn đồng ý rằng nhận dữ liệu theo phong bì giúp mình suy nghĩ trước khi nghe giải thích; cả 7 cũng cho biết có cơ hội đóng góp ý kiến nhóm. Một số em nhắc đến khoảnh khắc phân bổ ngân sách như lúc hiểu rõ hơn chi phí sẽ đi đâu và vì sao cần kiểm soát từ đầu.
Phản hồi cũng chỉ ra điều cần sửa. Chỉ 2 trong 7 em tự đánh giá mức đồng ý về khả năng dùng EVM nhận diện vấn đề; 5 em phân vân. Nhiều em bị kẹt ở bước dự toán và phân biệt PV, EV, AC với dòng tiền. Sáu phiếu ghi rõ chưa xem dữ liệu tuần 6 khi được hỏi có giữ hay đổi quyết định nhóm. Đây là phản hồi ban đầu từ mẫu nhỏ, chưa đại diện toàn lớp và chưa thay bài kiểm tra năng lực.
Lần điều chỉnh tiếp theo cần thêm ví dụ ngắn về căn cứ phân bổ, điểm chốt khái niệm đúng thời điểm, vai trò rõ hơn trong nhóm và thời gian được bảo vệ cho việc xem lại quyết định. Mục tiêu không dừng ở chọn một phương án; sinh viên cần tập giải thích mình dựa vào dữ liệu nào và sẽ sửa quyết định khi bằng chứng thay đổi ra sao.
ThS. Bùi Đình Quế, Giảng viên Marketing – Khoa QTKD2, Học viên PTIT HCM
